GDesde el tiempo que pasas frente a la pantalla hasta las reuniones improvisadas y la simple desorganización, un asesor profesional te explica cómo eliminar las cosas que te quitan el tiempo durante el día.

Rara vez es posible ser 100% eficiente durante nuestra jornada laboral.

Necesitamos descansos, y trabajar con otros implica tiempo y espacio para que esa colaboración se dé. Pero a menudo, un descanso o interacción necesaria puede convertirse en una pérdida de tiempo innecesaria que te deja frustrado por no haber logrado lo que realmente necesitabas.

Entonces, ¿cómo identificar cuándo estás dedicando demasiado tiempo a un área y eliminar ese desperdicio para tener más tiempo para lo más importante? Como coach de gestión del tiempo, estas son las maneras más efectivas que he encontrado para lograrlo.

Identificar tus pérdidas de tiempo

Reconocimiento honesto: A veces ya sabes exactamente qué te está robando el tiempo. Solo necesitas ser honesto contigo mismo y estar dispuesto a abordarlo.

¿Sabes que no puedes resistirte a revisar tu correo cada vez que aparece un indicador de mensaje nuevo?

¿Sabes que piensas poder ver un solo video de YouTube y, al instante siguiente, te das cuenta de que has visto diez?

¿Sabes que nunca puedes enviarle un mensaje rápido a tu mejor amigo, siempre se convierte en una conversación de 20 minutos?

Monitoreo automático: Anota lo que ya sabes que te quita más tiempo del debido durante el día como un compromiso para admitirlo y solucionar el problema. Una vez que hayas registrado lo que ya sabes, uno de los pasos más fáciles es revisar el monitoreo automático que ya tienes en tu celular.

La mayoría de los teléfonos te darán un informe semanal de dónde pasas el tiempo en las diferentes aplicaciones. Quizás pienses que no navegas mucho en Instagram, pero los datos pueden decir otra cosa. También puedes configurar informes automáticos del uso de tu computadora, además del de tu celular, si detectas que eso es un problema.

Observación del tiempo: Una tercera forma de identificar tus pérdidas de tiempo es a través del seguimiento del tiempo personal, donde puedes anotar dónde inviertes tu tiempo. Normalmente recomiendo registrar tu tiempo durante al menos dos días, pero si quieres hacer un análisis más exhaustivo, documéntalo durante una semana.

Esto se puede hacer en papel, en un documento de Excel o con herramientas como Toggl o Timeular. Mis clientes a veces prefieren las opciones de software por la posibilidad de ver informes consolidados. Pero si te resultan abrumadoras, no hay problema en simplificar las cosas.

Si completas los tres pasos anteriores, empezarás a tener una idea clara de dónde podrías estar sobreinvirtiendo tu tiempo. Entonces es hora de actuar. Aquí tienes algunos consejos para eliminar, o al menos reducir, las tres mayores pérdidas de tiempo.

Eliminando las pérdidas de tiempo

Tiempo frente a la pantalla

Algún tiempo frente a la pantalla puede ser un buen descanso mental. Pero si tus datos muestran que pasas más de 30 minutos de tiempo frente a la pantalla durante la jornada laboral que no coinciden con tus horas libres designadas, como la hora de comer, probablemente estés pasando demasiado tiempo en esa categoría.

Si no puedes manejar las redes sociales o las páginas de noticias, activa la opción “Nuclear” (deshabilitar la conexión a internet para todos o algunos programas) en tu dispositivo para bloquearlas por completo fuera de los horarios programados y no poder deshacer la selección. También puedes agregar sitios de compras en línea o sitios de televisión o cine como Netflix o Hulu a la lista de bloqueados. Si trabajas desde casa y te gusta jugar videojuegos, considera guardar tus mandos en una caja con cerradura controlada por reloj para  que ni siquiera puedas pensar en superar el siguiente nivel.

Comunicación

Además del tiempo frente a la pantalla, la comunicación ineficiente puede ser una gran pérdida de tiempo en tu jornada laboral. De hecho, la considero una de las mayores pérdidas de tiempo entre las personas que trabajan muchas más horas de las que preferirían.

Para empezar, querrás reducir o eliminar las reuniones programadas que no sean necesarias. Muchas veces, un correo electrónico puede ser suficiente en lugar de una reunión. Por ejemplo, cuando me contactan personas desconocidas que me piden una reunión de 15 minutos para explicar algo, siempre respondo pidiéndoles que me envíen más información por escrito. Así, en menos de un minuto, puedo analizar lo que me enviaron y decidir si merece una conversación, y mi flujo de trabajo no se ve interrumpido por reuniones innecesarias.

Si trabajas en una oficina, ten cuidado con las reuniones improvisadas. Pueden ser muy útiles, pero también pueden reducir la productividad. Si realmente necesitas concentrarte y tienes una puerta, ciérrala. Si no tienes puerta o la gente te abre espontáneamente, coloca un cartel o ponte auriculares. Algunos clientes incluso llegan al extremo de establecer “horario de oficina”, que son momentos en los que no tienen problema con charlas espontáneas. Fuera de ese horario, piden que se programe una reunión.

Y, por último, el correo electrónico y otras herramientas de comunicación asincrónica como la mensajería instantánea o Slack pueden consumir muchísimo más tiempo del necesario si se lo permites. Una de las mejores maneras de reducir el tiempo en estas áreas es establecer horarios designados para iniciar sesión y responder por lotes a todos los mensajes nuevos, como al principio, a mitad y al final de la jornada laboral. Si esto no es posible, al menos date algunos espacios a lo largo del día para concentrarte en el trabajo desactivando las notificaciones y, si es necesario, activando el modo “No molestar”.

Desorganización

Una última categoría de pérdida de tiempo durante la jornada laboral es la simple, desorganización. Se puede perder muchísimo tiempo estando perdido o perdiendo objetos.

Empieza con un plan: Animo a todos mis clientes a que la planificación diaria y semanal se convierta en un ritual para tener claras sus prioridades y saber siempre qué hacer a continuación. Pero si empezar es demasiado abrumador, al menos anota las tres cosas más importantes que debes lograr en el día. Ese simple acto puede aumentar drásticamente tu progreso en tus tareas más importantes.

Aprovecha tu energía: Si eres una persona madrugadora, aparta ese tiempo de las reuniones, dedica el mínimo tiempo al correo electrónico y termina primero con las tareas más difíciles. Si apenas te despiertas hasta las 10 a. m., haz lo contrario. Empieza a responder lentamente a los demás y a tener algunas reuniones, y luego reserva las 3 p. m. y más tarde para tu propio trabajo. No organizar tus tareas en función de tus niveles de energía puede frustrarte porque tienes tiempo, pero no la capacidad mental para un trabajo difícil.

Organiza tu entorno: No necesitas cajones de oficina dignos de una publicación de Pinterest. Pero sí necesitas poder encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas. Si tu desorganización física o electrónica te hace perder tiempo innecesariamente buscando cosas, tómate un tiempo para poner en orden las cosas. A veces, eso significa dedicar un par de horas a ordenar tu escritorio y archivar cosas. Otras veces, es mejor trabajar en unos pocos papeles o carpetas al día hasta que tengas suficiente organización.

Rara vez aprovecharás tu tiempo al 100%. Pero siguiendo estos consejos, puedes reducir drásticamente el tiempo perdido en los momentos difíciles para que puedas invertirlo en lo que más te importa.

Por Elizabeth Grace Saunders en FastCompany.com – 4 de abril, 2025